Har du sett eller opplevd noe ugreit?

Da ønsker vi veldig gjerne at du gir oss beskjed. Alt behandles fortrolig og du kan lese utdypende om våre rutiner i forbindelse med varslingsaker lengre ned på denne siden. Bare fyll ut skjemaet og tryk “last ned som PDF” og send til et styremedlem du stoler på eller trykk på knappen som sender det rett til: medlem@sorlandetbdsm.no

Last ned som PDF

OBS: Hvis du sender skjemaet til medlem@sorlandetbdsm.no, vil hele styret få tilgang til det du sender.

Send skjema til foreningen

Vår håndtering av varslingssaker – hva skjer når du sender et varsel

Hvordan varsle:

• En benytter foreningens varselskjema når en ønsker å varsle. Utfylt skjema sendes til medlem@sorlandetbdsm.no eller et styremedlem du stoler på.
• Varsler på styremedlemmer, eller nære venner eller partnere av styremedlemmer behandles i styret uten at innhabile styremedlemmer er tilstede.
• Alle varsler behandles konfidensielt og omfattet av signert taushetserklæring.

Styrets veiledning for behandling av varslingsaker

Når styret mottar et skriftlig varsel skal det uten opphold informeres om på styrets arbeidsplattform. Alle varselsaker skal behandles innen rimelig tid basert på sakens alvorlighet. Ved behov kaller leder inn til et digitalt styremøte.

Oppfølging av varslingssaker og innledende undersøkelse

Styremedlemmet det varsles til følger vanligvis opp saken. Ved innhabilitet eller når det ikke varsles til et bestemt styremedlem gjør leder en vurdering om hvem som er best egnet til å følge opp saken.

Styret benytter et eget internt skjema til å dokumentere saksgangen i forbindelse med varslingssaker.

Når en sak mottas gjør saksansvarlig en innledende undersøkelse for å sikre at det er nok informasjon til å kunne behandle saken. Informasjon som framkommer i innledende undersøkelser og forklaringer må dokumenteres.

For å håndtere varsler på en god måte er følgende viktig:

• Ta tak i varselet så tidlig som mulig og alltid først direkte med den/de som var utsatt for forholdet.
• Avgjør om det er du eller andre som best håndterer saken. Om du ikke er den rette til å håndtere saken eller trenger støtte, løft saken til leder.
• Ivareta alltid berørtes personvern – ikke del informasjon unødvendig og alltid kun med de berørtes tillatelse.
• Vis respekt og omsorg også for de som blir anklaget. Lytt alltid til alle parter i saken. Det kan være flere årsaker til at situasjonen har eskalert.
• Bruk styrets interne skjema til å dokumentere saksgangen underveis

Husk alltid: Vær åpen, lyttende, undersøkende, ærlig og rolig.

Innhenting av forklaring fra direkte berørte parter/vitner:

• Få den berørte part/vitne sin forklaring av forholdet. Oppgi at du er pliktig til å lage referat fra forklaringen. Referatet må godkjennes av berørt part/vitne og legges frem til styre. Dette gjøres for at varslingen skal bli dokumentert og at det skal bli riktig fremstilt for videre behandling.
• Informér om at det må gjennomføres samtale med den andre parten. Begge parter må bli hørt for en ryddig og god prosess. Om varsler velger være anonym må det innformeres om at det minker styrets handlingsevne

Innhenting av forklaring fra omvarselede

Ha klart for deg hva du skal si på forhånd. Målet er å formidle innholdet i varslingen og la omvarslede få forklare sin side av saken.

• Varselet skal ikke presenteres direkte for omvarslede, men på en slik måte at nødvendig konfidensialitet ivaretas. Alle varsel skal behandles konfidensielt så sant ikke annet er avtalt med varsler. Hvis mulig kan man basere seg på flere kilder/holdepunkter, og skissere hva varselet gjelder uten å bryte konfidensialitet eller taushetsplikt.
• Få omvarseledes fulle forklaring av forholdet. Oppgi at du er pliktig til å lage referat fra forklaringen. Referatet må godkjennes av omvarslede og legges frem til styre. Dette gjøres for at varslingen skal bli dokumentert og at det skal bli riktig fremstilt for videre behandling av saken.
• Informér om at personen kan ta kontakt ved spørsmål og andre behov.

Saksbehandling

Behandles på neste styremøte eller eget digitalt møte De involverte skal få informasjon om utfall samtidig.

Viktige begreper

• Varsler
  Den eller de som varsler om et forhold.
• Omvarslede
  Den eller de som har mottatt et varsel mot seg.
• B-saker
  Alle saker av sensitiv natur som krever konfidensiell behandling. Sørlandet BDSM behandler alle varslingssaker som angår gitte personer som B-sak.
• Konfidensiell behandling
  Den vanlige behandlingsformen for B-saker. Personopplysninger og øvrige opplysninger i saken skal ikke bli gjort kjent for flere enn helt nødvendig for å behandle saken og ikke uten at dette er avtalt med varsler.
• Kontradiksjon
  Det at en omvarslet får fortelle sin versjon er et viktig prinsipp. Alle skal ha mulighet til å komme med korrigerende opplysninger og sin side av saken når de er anklaget for noe
• Annonym varsling
  Er varsler hvor vi ikke vet hvem varsler er eller hvor innholdet ikke kan presenteres til den omvarslede. Vi godtar anonym varsling selv om disse begrenser handlingsrommet til styret.
  
  Dersom det varsles anonymt og det ikke er andre holdepunkter enn varslers egne utsagn (f.eks. at flere varsler om samme forhold), vil det ikke være mulig for omvarslede å ta stilling til det som blir presentert. Hensynet til kontradiksjon kan da ikke oppfylles, og det blir vanskelig å gå videre med saken.
  
  Det er allikevel viktig å kunne ha åpning for anonyme varsler for å kunne avdekke alvorlige forhold som det ellers ikke hadde blitt varslet om. Varselet vil også kunne brukes som tilleggsinformasjon til andre varsler, og dermed styrke andre saker.
• Prøvetidsordningen:
  Første 12 måneder av medlemskap i Sørlandet BDSM er en prøveperiode. Under prøveperioden kan styret vurdere at medlemmet ikke er skikket til å være medlem i Sørlandet-BDSM. Ekskluderingen krever alminnelig flertall og avgjørelsen kan ikke ankes. Et slikt vedtak kan gjøres basert på en helhetsvurdering uten samme krav til kontradiksjon.